Algemene vergaderingen: rechtsgeldig op afstand stemmen
De sociale verkiezingen zijn niet de enige stemming die in een jaar telt. Algemene vergaderingen, van vzw's, mede-eigendommen, beroepsorganisaties, vinden elk jaar plaats, en steeds vaker op afstand. Maar een slecht gekaderde stemming op afstand kan worden betwist, of zelfs vernietigd. Dit is wat het Belgische recht en uw statuten vereisen om uw online vergadering onbetwistbaar te maken.
Vzw's: wat het WVV toelaat
Sinds de wet van 20 december 2020, die het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) wijzigde, kunnen vzw's hun algemene vergadering op afstand langs elektronische weg houden. Belangrijk: het bestuursorgaan kan dit beslissen, zelfs zonder machtiging in de statuten. Voor de vergadering zelf hoeft u uw statuten dus niet eerst te wijzigen.
Het cruciale onderscheid gaat over het moment van de stemming:
- Stemmen tijdens de AV op afstand kan zonder statutaire clausule.
- Voorafgaand elektronisch stemmen (stemmen vóór de AV plaatsvindt) moet uitdrukkelijk in de statuten voorzien zijn. Anders is het niet toegelaten.
Dat is de meest voorkomende valkuil: een voorafgaande online stemming aanbieden terwijl niets in de statuten dat voorziet. Wilt u een voorafgaande stemming, pas dan eerst uw statuten aan.
Vzw's: de technische voorwaarden voor een geldige stem
De wet laat niet alleen het principe toe; ze legt ook voorwaarden vast waaraan het systeem moet voldoen:
- de vzw moet de identiteit en hoedanigheid van het stemmende lid kunnen controleren;
- de communicatiemiddelen moeten elk lid toelaten de besprekingen rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken te volgen;
- en zijn stemrecht uit te oefenen over alle punten die aan de vergadering worden voorgelegd.
Een eenvoudige e-mailpeiling volstaat niet: u hebt een systeem nodig dat de stemmer identificeert en waarborgt dat hij kon beraadslagen vóór het stemmen. Dat is precies wat een online stemsysteem dat voor vergaderingen is gebouwd, biedt.
Mede-eigendom: strengere regels
Voor mede-eigendommen kadert het Burgerlijk Wetboek (artikel 3.87) het stemmen strikter, en daar zijn fouten duur. Twee punten verdienen bijzondere aandacht.
De volmachten. Eén persoon mag maximaal drie volmachten houden. En vooral, de syndicus mag nooit een volmacht ontvangen, zelfs niet van een echtgenoot of vennoot. Een stem die in strijd met deze regels wordt verzameld, verzwakt de hele beslissing.
De meerderheden. Ze worden berekend in aandelen (duizendsten), op vier niveaus:
- gewone meerderheid (50% + 1) voor het dagelijks beheer;
- twee derde voor verbeteringswerken;
- vier vijfde om de basisakte te wijzigen;
- eenparigheid om de verdeling van de lasten te wijzigen.
Stemmen op afstand is toegelaten, maar de oproeping moet de modaliteiten ervan preciseren. Een online stemsysteem moet dus de meerderheden per aandeel berekenen, de volmachten begrenzen en die van de syndicus blokkeren, anders stelt het u bloot aan een betwisting.
Wat een stem op afstand betwistbaar maakt
Drie oorzaken keren terug wanneer een AV-beslissing wordt aangevochten:
- het quorum of de meerderheid verkeerd berekend (vooral in mede-eigendom, waar alles in aandelen wordt geteld);
- een onregelmatige volmacht (te veel, of gehouden door de syndicus);
- een systeem dat de identiteit van de stemmer niet waarborgt of hem de besprekingen niet liet volgen.
Elk van deze oorzaken wordt voorkomen door de keuze van een geschikt instrument en door een oproeping die de stemmodaliteiten nauwkeurig beschrijft.
Samengevat
Op afstand stemmen op een algemene vergadering is wettelijk en gebruikelijk, maar de geldigheid zit in het detail. Voor een vzw: een AV op afstand vereist geen statutaire clausule, maar voorafgaand online stemmen wel; het systeem moet de identiteit controleren en het volgen van de besprekingen mogelijk maken. Voor een mede-eigendom: maximaal drie volmachten, nooit aan de syndicus, meerderheden per aandeel op vier niveaus, en een oproeping die de modaliteiten preciseert. Het juiste instrument past deze regels automatisch toe.
Om de technische waarborgen te begrijpen die een stemsysteem moet bieden, lees De wettelijke voorwaarden voor elektronisch stemmen. En organiseert u een AV op afstand en wilt u een onbetwistbare stemming, laten we praten.
